Để lập báo giá vệ sinh nhà xưởng, không nên bắt đầu bằng một đơn giá theo m2 áp dụng cho mọi công trình. Cách làm đúng là xác định phạm vi, bóc tách khối lượng, chọn phương án thi công, ước tính nguồn lực, tính đủ chi phí và ghi rõ điều kiện áp dụng. Kết quả cần là một bảng báo giá giúp cả hai bên biết làm hạng mục nào, tính theo đơn vị gì, tiêu chí nghiệm thu ra sao và trường hợp nào có thể phát sinh chi phí.
Tóm tắt nhanh
- Một báo giá vệ sinh nhà xưởng đáng tin cậy phải dựa trên hiện trạng và phạm vi cụ thể, không chỉ dựa vào tổng diện tích sàn.
- Trước khi tính giá, cần ghi nhận khu vực, bề mặt, loại vết bẩn, độ cao, khả năng tiếp cận, thời gian thi công và yêu cầu nghiệm thu.
- Giá chào được hình thành từ chi phí nhân công, máy móc, hóa chất, vật tư, thiết bị tiếp cận, vận chuyển, an toàn, điều phối và phần chi phí kinh doanh của đơn vị cung cấp.
- Báo giá phải nêu rõ hạng mục bao gồm, không bao gồm, thuế, tiến độ, thanh toán, hiệu lực và cách xử lý công việc phát sinh.
- Với công trình phức tạp, nên khảo sát trực tiếp; ảnh, video và bản vẽ chỉ phù hợp để lập báo giá sơ bộ khi dữ liệu đã đủ rõ.
1. Báo giá vệ sinh nhà xưởng cần thể hiện những gì?
Một báo giá vệ sinh nhà xưởng hoàn chỉnh cần trả lời được ba câu hỏi: làm gì, tính giá như thế nào và áp dụng trong điều kiện nào. Nếu chỉ có một con số trọn gói mà thiếu phạm vi, phương pháp và tiêu chí nghiệm thu, khách hàng khó so sánh các phương án, còn đơn vị thi công dễ bỏ sót chi phí hoặc phát sinh tranh luận khi bàn giao.
1.1 Phạm vi và khối lượng công việc
Phạm vi cần được chia theo khu vực và bề mặt thay vì ghi chung là “tổng vệ sinh nhà xưởng”. Ví dụ: sàn khu sản xuất, trần và thanh đà, tường và vách tôn, đường ống, máng cáp, kính, khu văn phòng, nhà vệ sinh và khu phụ trợ.
Mỗi hạng mục cần có đơn vị tính phù hợp như m2, mét dài, bộ, chiếc, ca hoặc trọn gói. Diện tích sàn không đại diện cho diện tích trần, tường, kính hay khối lượng đường ống. Vì vậy, người lập báo giá phải ghi rõ khối lượng nào được đo trực tiếp, khối lượng nào lấy từ bản vẽ và khối lượng nào chỉ là tạm tính.
1.2 Phương án thi công và tiêu chí nghiệm thu
Phương án thi công ảnh hưởng trực tiếp đến nhân lực, máy móc và thời gian. Cùng một diện tích sàn nhưng sàn bụi thông thường, sàn bám dầu mỡ hoặc sàn có lớp phủ nhạy cảm sẽ cần cách xử lý khác nhau. Hạng mục trên cao cũng có thể cần dụng cụ nối dài, giàn giáo hoặc thiết bị nâng người tùy độ cao, tầm với, tải trọng và điều kiện mặt bằng.
Tiêu chí nghiệm thu nên mô tả trạng thái có thể kiểm tra, chẳng hạn bề mặt không còn rác rời và bụi nhìn thấy trong điều kiện chiếu sáng đã thống nhất, không còn nước đọng sau xử lý, hoặc các vị trí trong checklist đã được hoàn thành. Không nên dùng các cụm từ tuyệt đối như “sạch 100%” nếu chưa có phương pháp đo và ngưỡng chấp nhận cụ thể.
1.3 Giá trị báo giá và điều kiện áp dụng
Bảng báo giá cần cho biết đơn giá, khối lượng, thành tiền, tổng trước thuế, thuế áp dụng và tổng thanh toán. Đồng thời, văn bản phải nêu thời gian thi công dự kiến, điều kiện mặt bằng, trách nhiệm phối hợp, hiệu lực báo giá, phương thức thanh toán và cách xác nhận phần việc phát sinh.
2. Dữ liệu cần thu thập trước khi tính giá
Dữ liệu đầu vào càng rõ thì báo giá càng ít phải điều chỉnh. Công việc nhỏ và hiện trạng đơn giản có thể được tư vấn sơ bộ qua ảnh hoặc video; nhà xưởng lớn, đang vận hành, có khu vực trên cao hoặc nhiều bề mặt đặc thù thường cần khảo sát trực tiếp trước khi chốt giá.
2.1 Thông tin có thể thu từ khách hàng
Trước buổi khảo sát, nên yêu cầu khách hàng cung cấp:
- địa chỉ và loại hình nhà xưởng;
- bản vẽ hoặc diện tích từng khu vực nếu có;
- ảnh, video toàn cảnh và cận cảnh các vết bẩn chính;
- tình trạng nhà xưởng: mới xây, đang vận hành hay ngừng hoạt động;
- khung thời gian có thể thi công;
- khu vực hạn chế, quy định ra vào và yêu cầu an toàn;
- yêu cầu về hóa chất, nước thải, tiếng ồn hoặc thiết bị được phép sử dụng;
- mốc hoàn thành và tiêu chí nghiệm thu dự kiến.
Người cần tham khảo phạm vi công việc thực tế có thể xem dịch vụ vệ sinh nhà xưởng của Minh Tâm Clean trước khi lập danh sách hạng mục.
2.2 Nội dung cần kiểm tra khi khảo sát
Khi khảo sát, không chỉ đo diện tích. Cần kiểm tra đồng thời phạm vi, bề mặt, mức bẩn, khả năng tiếp cận và điều kiện vận hành.
| Nhóm dữ liệu | Nội dung cần ghi nhận | Ảnh hưởng đến báo giá |
|---|---|---|
| Khu vực và khối lượng | Sàn, trần, tường, kính, đường ống, máy móc, khu phụ trợ | Xác định hạng mục, đơn vị tính và khối lượng |
| Bề mặt | Bê tông, epoxy, gạch, tôn, kính, inox, vật liệu khác | Chọn dụng cụ, hóa chất và phương pháp |
| Mức độ bẩn | Bụi, mạng nhện, dầu mỡ, sơn, xi măng, cặn bám, rác rời | Xác định số lượt xử lý và năng suất thực tế |
| Chiều cao và tiếp cận | Độ cao, tầm với, lối đi, tải trọng sàn, vật cản | Chọn thiết bị tiếp cận và biện pháp an toàn |
| Trạng thái vận hành | Đang sản xuất, tạm dừng hay nhà xưởng trống | Tính thời gian chờ, che chắn và phối hợp |
| Hạ tầng hỗ trợ | Điện, nước, điểm xả hoặc thu gom nước bẩn, khu tập kết | Tính thiết bị, đường vận chuyển và phương án thu hồi |
| Yêu cầu bàn giao | Checklist, ảnh nghiệm thu, tiêu chuẩn nội bộ, khu vực ưu tiên | Xác định mức hoàn thiện và thời gian kiểm tra |
Nếu có công việc trên cao, gần nguồn điện, dây chuyền đang hoạt động hoặc khu vực có chất nguy hại, phương án và chi phí an toàn phải được xem là một phần của kế hoạch thi công. Người lập báo giá có thể đối chiếu các nghĩa vụ chung trong Luật An toàn, vệ sinh lao động số 84/2015/QH13 và quy định nội bộ của nhà máy.
2.3 Phạm vi không bao gồm cần xác nhận sớm
Các phần việc dễ bị hiểu là đã nằm trong gói cơ bản cần được hỏi và ghi riêng, ví dụ:
- di chuyển hàng hóa, tháo lắp máy móc hoặc can thiệp vào dây chuyền;
- xử lý chất thải nguy hại hoặc vận chuyển lượng rác lớn ra khỏi nhà máy;
- sửa chữa, sơn lại, phục hồi hoặc phủ bảo vệ bề mặt;
- thuê thiết bị nâng người, giàn giáo hoặc xin giấy phép làm việc;
- làm ngoài giờ, ca đêm, ngày nghỉ hoặc chờ bàn giao mặt bằng;
- cung cấp điện, nước, khu tập kết và điểm thu gom nước bẩn;
- xử lý lại các vị trí nằm ngoài tiêu chí nghiệm thu đã thống nhất.
Có thể tham khảo quy trình cung cấp dịch vụ vệ sinh để bảo đảm báo giá thống nhất với các bước khảo sát, thi công và nghiệm thu.
3. Cách tính chi phí và lựa chọn đơn vị báo giá
Giá chào không chỉ là chi phí nhân công nhân với số ngày làm việc. Người lập báo giá cần tính đủ nguồn lực cần thiết để hoàn thành đúng phạm vi, sau đó chọn đơn vị tính giúp khách hàng kiểm tra được khối lượng.
3.1 Công thức tính từng nhóm chi phí
| Nhóm chi phí | Công thức hoặc căn cứ tính |
|---|---|
| Nhân công | Số người x số ca x chi phí một ca, cộng thời gian giám sát nếu có |
| Máy móc | Chi phí phân bổ thiết bị sở hữu hoặc chi phí thuê x thời gian sử dụng |
| Hóa chất và vật tư | Định mức phù hợp x khối lượng xử lý x đơn giá đầu vào |
| Thiết bị tiếp cận | Giá thuê + vận chuyển + nhiên liệu hoặc sạc + người vận hành nếu có |
| Vận chuyển | Số chuyến, loại xe, quãng đường và yêu cầu ra vào công trình |
| An toàn và che chắn | PPE, rào chắn, biển báo, vật tư bảo vệ, hồ sơ hoặc giám sát theo yêu cầu |
| Điều phối và quản lý | Khảo sát, lập kế hoạch, quản lý hiện trường, nghiệm thu và hồ sơ bàn giao |
Công thức tổng quát có thể trình bày như sau:
Giá trước thuế = Chi phí trực tiếp + Chi phí điều phối, quản lý + Chi phí dự kiến cho rủi ro đã nhận diện + Phần chi phí kinh doanh
Khoản dự kiến rủi ro không nên được áp dụng bằng một tỷ lệ cố định cho mọi công trình. Cần gắn khoản này với rủi ro cụ thể như thay đổi ca sản xuất, giới hạn thời gian, mặt bằng khó tiếp cận hoặc khối lượng chưa thể đo chính xác.
3.2 Khi nào tính theo m2, mét dài, số lượng hoặc trọn gói?
- Theo m2: phù hợp với sàn, tường, trần, kính hoặc bề mặt có thể đo diện tích tương đối chính xác.
- Theo mét dài: phù hợp với một số tuyến ống, máng cáp hoặc cấu kiện có tiết diện và mức bẩn tương đối đồng đều.
- Theo bộ hoặc chiếc: phù hợp với quạt, máy móc, đèn, cửa, thiết bị hoặc đồ dùng có thể đếm.
- Theo ca: phù hợp với nhân sự hỗ trợ, trực vệ sinh hoặc công việc chưa thể quy đổi ổn định theo khối lượng, nhưng phải ghi rõ số người và số giờ mỗi ca.
- Trọn gói: phù hợp khi phạm vi, hiện trạng, điều kiện thi công và tiêu chí nghiệm thu đã đủ rõ. Trọn gói không đồng nghĩa với bao gồm mọi công việc phát sinh.
3.3 Cách tránh tính thiếu hoặc tính trùng
Để tránh tính thiếu, hãy kiểm tra từng hạng mục theo bốn câu hỏi: ai làm, làm trong bao lâu, dùng thiết bị gì và cần vật tư nào. Để tránh tính trùng, không cộng lại cùng một khoản đã nằm trong đơn giá trọn gói, chẳng hạn vừa tính máy chà sàn trong đơn giá sàn vừa thêm toàn bộ chi phí máy ở phần chung.
Một bảng dự toán nội bộ nên tách chi phí chi tiết hơn báo giá gửi khách hàng. Bản gửi khách hàng cần đủ minh bạch để hiểu phạm vi nhưng không nhất thiết công khai toàn bộ cấu trúc chi phí vận hành của đơn vị cung cấp.
4. Mẫu bảng báo giá vệ sinh nhà xưởng cơ bản
Mẫu dưới đây là khung tối thiểu để lập báo giá trên Excel hoặc phần mềm bảng tính. Các dòng hạng mục cần được thay bằng dữ liệu khảo sát thực tế, không sao chép nguyên mẫu cho mọi nhà xưởng.
| STT | Khu vực/hạng mục | Mô tả phạm vi và tiêu chí nghiệm thu | Đơn vị | Khối lượng | Đơn giá | Thành tiền |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Sàn khu sản xuất | Ghi loại bề mặt, loại vết bẩn, phương pháp và trạng thái bàn giao | m2 | Theo khảo sát | Theo dự toán | Khối lượng x đơn giá |
| 2 | Trần, thanh đà và cấu kiện trên cao | Ghi phạm vi, độ cao, phương án tiếp cận và phần không bao gồm | m2/trọn gói | Theo khảo sát | Theo dự toán | Khối lượng x đơn giá |
| 3 | Tường, vách và cửa | Ghi vật liệu, mức bẩn và giới hạn xử lý | m2 | Theo khảo sát | Theo dự toán | Khối lượng x đơn giá |
| 4 | Đường ống, máng cáp hoặc thiết bị | Ghi rõ vị trí được phép vệ sinh và trách nhiệm cô lập nguồn | m/bộ/trọn gói | Theo khảo sát | Theo dự toán | Khối lượng x đơn giá |
| 5 | Khu văn phòng và phụ trợ | Tách kính, sàn, thảm, ghế, toilet nếu phương pháp khác nhau | m2/chiếc/trọn gói | Theo khảo sát | Theo dự toán | Khối lượng x đơn giá |
| 6 | Thiết bị tiếp cận hoặc yêu cầu đặc biệt | Ghi hình thức thuê, vận chuyển và điều kiện vận hành | ngày/ca/trọn gói | Theo khảo sát | Theo dự toán | Khối lượng x đơn giá |
Sau bảng hạng mục, cần có các dòng tổng trước thuế, thuế áp dụng và tổng thanh toán. Nên khóa ô công thức, định dạng thống nhất đơn vị tiền tệ, kiểm tra phép nhân khối lượng với đơn giá và xuất PDF trước khi gửi để hạn chế thay đổi ngoài ý muốn.
Người đọc chỉ cần tham khảo mặt bằng chi phí có thể xem bảng giá dịch vụ vệ sinh công nghiệp. Giá trên trang tham khảo không thay thế báo giá theo hiện trạng của một nhà xưởng cụ thể.
5. Điều khoản cần có trong báo giá
Điều khoản là phần giúp một con số trở thành đề nghị có thể thực hiện và nghiệm thu. Nội dung càng cụ thể, hai bên càng dễ đối chiếu khi phạm vi, tiến độ hoặc điều kiện mặt bằng thay đổi.
5.1 Phần bao gồm và không bao gồm
Ghi rõ giá đã bao gồm nhân công, máy móc, hóa chất, vật tư, vận chuyển và giám sát nào. Đồng thời, liệt kê các phần không bao gồm như thuê thiết bị nâng người, xử lý rác hoặc chất thải đặc thù, di chuyển máy móc, sửa chữa bề mặt và công việc ngoài phạm vi.
5.2 Tiến độ, thuế, hiệu lực và thanh toán
Nêu ngày dự kiến bắt đầu, số ca hoặc thời lượng ước tính và điều kiện để giữ tiến độ. Báo giá cần ghi giá đã bao gồm hay chưa bao gồm thuế, mức thuế sẽ áp dụng theo quy định tại thời điểm xuất hóa đơn, thời hạn hiệu lực và phương thức thanh toán.
5.3 Nghiệm thu và xử lý phát sinh
Xác định người đại diện nghiệm thu, thời điểm kiểm tra, checklist bàn giao và thời hạn phản hồi. Mọi công việc ngoài phạm vi nên được mô tả, báo giá bổ sung và xác nhận trước khi thực hiện. Với Minh Tâm Clean, khách hàng nghiệm thu theo hạng mục đã thống nhất trước khi thanh toán.
6. Câu hỏi thường gặp về cách lập báo giá vệ sinh nhà xưởng
Có thể báo giá vệ sinh nhà xưởng chỉ qua ảnh và video không?
Có thể lập báo giá sơ bộ qua ảnh, video, bản vẽ và thông tin khách hàng khi phạm vi đơn giản, dữ liệu đủ rõ. Với nhà xưởng lớn, đang vận hành, có vị trí trên cao, nhiều bề mặt hoặc vết bẩn đặc thù, nên khảo sát trực tiếp trước khi chốt giá.
Nên báo giá vệ sinh nhà xưởng theo m2 hay trọn gói?
Nên tính theo m2 khi bề mặt và khối lượng đo được rõ ràng. Báo giá trọn gói phù hợp khi phạm vi, hiện trạng, phương pháp và tiêu chí nghiệm thu đã được xác nhận. Có thể kết hợp nhiều đơn vị tính trong cùng một báo giá.
Khối lượng trần, tường và đường ống được tính như thế nào?
Trần và tường thường được đo theo diện tích bề mặt thực tế; đường ống có thể tính theo mét dài, diện tích, số tuyến hoặc trọn gói tùy cấu tạo. Báo giá cần nêu cách đo, nguồn số liệu và nguyên tắc đối soát nếu chưa thể đo chính xác.
Chi phí thuê xe nâng người có mặc định nằm trong đơn giá không?
Không. Báo giá phải ghi rõ chi phí thiết bị nâng người đã nằm trong đơn giá, được tách thành một hạng mục hay do khách hàng cung cấp. Việc lựa chọn thiết bị còn phụ thuộc độ cao, tầm với, tải trọng sàn, lối tiếp cận và biện pháp an toàn.
Báo giá có cần ghi rõ VAT không?
Có. Báo giá nên ghi giá đã bao gồm hay chưa bao gồm VAT, mức thuế áp dụng tại thời điểm xuất hóa đơn và cách tính tổng thanh toán. Không nên mặc định một mức thuế cố định trong mẫu dùng lâu dài.
Xử lý thế nào khi phát sinh công việc sau khi đã gửi báo giá?
Cần xác định phần việc có nằm trong phạm vi đã chốt hay không. Nếu ngoài phạm vi, hai bên nên thống nhất khối lượng, đơn giá, ảnh hưởng tiến độ và xác nhận bằng văn bản trước khi thực hiện; không tự làm rồi mới bổ sung chi phí.
7. Nhận báo giá vệ sinh nhà xưởng theo hiện trạng
Nếu cần báo giá cho một nhà xưởng cụ thể, hãy gửi loại công trình, diện tích, ảnh hoặc video hiện trạng, địa điểm, thời gian cần triển khai và yêu cầu nghiệm thu. Minh Tâm Clean sẽ tư vấn hạng mục phù hợp, sắp xếp khảo sát khi cần và báo giá theo phạm vi đã thống nhất. Bạn có thể gửi thông tin tại trang liên hệ Minh Tâm Clean.
