Trong việc quản lý công ty, văn phòng không chỉ là chỗ ngồi làm việc mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe nhân viên, năng suất và bộ mặt của doanh nghiệp. Một môi trường sạch sẽ có thể giúp nhân viên làm việc tốt hơn khoảng 12% đến 15% và ngăn chặn phần lớn các loại vi khuẩn gây bệnh lây lan. Để việc dọn dẹp đạt hiệu quả tốt nhất, doanh nghiệp không nên làm tùy hứng mà cần có lịch trình cụ thể dựa trên quy mô công ty, thời tiết và các sự kiện quan trọng trong năm.
1. Lịch dọn dẹp định kỳ cho từng loại hình văn phòng
Mỗi văn phòng có đặc điểm khác nhau nên tần suất dọn dẹp cũng không giống nhau. Việc vệ sinh hàng ngày giúp duy trì sự ngăn nắp, còn tổng vệ sinh định kỳ (dọn dẹp sâu) sẽ giải quyết những vết bẩn tích tụ lâu ngày.
Thời gian dọn dẹp theo quy mô
Tùy vào số lượng người và diện tích, công ty nên chọn lịch dọn dẹp sao cho vừa sạch vừa tiết kiệm chi phí.
| Quy mô văn phòng | Dọn dẹp hàng ngày | Dọn dẹp hàng tuần/tháng | Tổng vệ sinh chuyên sâu |
| Văn phòng nhỏ | Quét sàn, đổ rác, lau dọn khu vực dùng chung. | Mỗi tuần: Hút bụi thảm, lau bàn ghế. Mỗi tháng: Lau kính bên trong. | Mỗi năm: Giặt thảm, giặt ghế vải, đánh bóng lại mặt sàn. |
| Tòa nhà/Văn phòng lớn | Lau sảnh, thang máy, dọn nhà vệ sinh liên tục. | Hàng tuần: Hút bụi ghế, thảm. Hàng tháng: Lau toàn bộ kính văn phòng. | Mỗi quý: Giặt ghế xoay, giặt rèm, dọn hệ thống quạt gió và máng đèn. |
| Xưởng sản xuất | Dọn sàn hàng ngày để tránh bụi mịn và chất độc hại. | Hàng tuần: Lau chùi máy móc, kiểm tra an toàn vệ sinh. | Mỗi tháng: Dọn tổng thể nhà xưởng, diệt côn trùng. |
| Kho bãi | Thu dọn bao bì rác thải hàng ngày. | Ít nhất 2 lần/tháng: Hút bụi sàn diện tích lớn. | Mỗi quý: Kiểm tra nấm mốc, xịt khử khuẩn kho. |
Các công ty có thể thuê tạp vụ làm hàng ngày nếu muốn văn phòng luôn sạch tinh tươm, hoặc thuê theo giờ/tuần để tiết kiệm chi phí nhưng nhân viên sẽ phải có ý thức tự giữ gìn chỗ ngồi của mình hơn.
Những việc dọn dẹp văn phòng cần làm
Để không bỏ sót góc nào, doanh nghiệp nên thực hiện các việc cụ thể như sau :
- Hàng tuần: Dùng máy hút bụi cho các loại ghế nỉ, sofa sảnh chờ và thảm. Đây cũng là lúc cần lau bụi ở các kệ trang trí, tủ hồ sơ và các tấm kính ngăn phòng.
- Hàng tháng: Quét mạng nhện trên trần nhà, lau máng đèn, giặt thảm ở phòng họp và lau kính mặt ngoài (nếu có ban công thấp).
- Hàng quý và hàng năm: Đây là lúc cần dọn dẹp cực kỳ kỹ lưỡng: đánh bóng sàn đá, giặt toàn bộ ghế của nhân viên, vệ sinh máy lạnh và xịt khử khuẩn toàn bộ công ty.
2. Các dịp nên dọn dẹp vệ sinh văn phòng
Tổng vệ sinh đón Tết: Thời điểm và những việc quan trọng
Dọn văn phòng đón Tết là việc làm quen thuộc của người Việt với mong muốn bỏ đi những điều cũ, không may mắn để đón tài lộc cho năm mới.
Thông thường, kế hoạch dọn dẹp nên bắt đầu từ 7 đến 10 ngày trước khi nghỉ Tết (khoảng từ 20 đến 28 tháng Chạp). Việc này giúp đồ đạc có thời gian khô ráo hoàn toàn trước khi mọi người đóng cửa văn phòng đi nghỉ.
Nếu văn phòng có nhiều thảm hoặc kính, nên bắt đầu dọn từ ngày 20 để tránh bị quá tải vì lúc này các đơn vị vệ sinh thường rất đông khách.
Dọn dẹp đón Tết cần làm kỹ hơn bình thường để văn phòng sạch lâu trong suốt kỳ nghỉ :
- Sắp xếp đồ đạc: Cất gọn tài liệu quan trọng, dọn bàn làm việc và xếp ghế gọn lại để lấy chỗ cho máy dọn sàn làm việc.
- Quét dọn từ cao xuống thấp: Quét mạng nhện trên trần, lau máng đèn và nóc tủ trước. Bụi rơi xuống sàn sẽ được xử lý ở bước lau sàn cuối cùng.
- Lau những chỗ hay chạm tay: Lau kỹ tay nắm cửa, nút bấm thang máy, điện thoại và bàn phím máy tính bằng dung dịch sát khuẩn. Lưu ý không xịt nước trực tiếp vào màn hình máy tính.
- Khử mùi hôi: Dọn sạch tủ lạnh (vứt bỏ đồ ăn thừa), lau kỹ khu vực bếp và đổ nước nóng trộn baking soda vào cống nhà vệ sinh để khử mùi.
- Bọc đồ điện tử: Sau khi dọn xong, nên lấy túi nilon bọc máy tính, máy in lại để tránh bụi và hơi ẩm trong những ngày nghỉ Tết.
Dọn dẹp và bảo vệ đồ đạc trong mùa nồm ẩm (miền Bắc)
Mùa nồm ở miền Bắc (thường từ tháng 2 đến tháng 4) khiến độ ẩm tăng cao, sàn nhà “chảy nước” và đồ điện tử rất dễ hỏng.
Doanh nghiệp cần chú ý hai thời điểm quan trọng là ngay trước khi nồm đến và sau khi thời tiết khô ráo trở lại.
- Khi sắp có nồm (Tháng 2): Cần đóng kín các cửa, bịt các kẽ hở để hơi ẩm không vào văn phòng. Kiểm tra và bật điều hòa ở chế độ “Dry” (làm khô) thường xuyên.
- Khi hết nồm (Tháng 4): Khi trời bắt đầu nắng hoặc có đợt gió lạnh khô tràn về, doanh nghiệp nên làm tổng vệ sinh để lau sạch các vết mốc trên tường, sàn và khử mùi hôi tích tụ trong nhà vệ sinh.
Máy tính, máy photocopy và các thiết bị điện tử rất sợ độ ẩm cao vì dễ gây chập mạch hoặc rỉ sét bo mạch.
| Thiết bị | Vấn đề hay gặp khi ẩm | Cách bảo vệ |
| Máy tính, Laptop | Máy bật không lên, chạy chậm hoặc hỏng linh kiện bên trong. | Đừng đặt máy sát tường hay dưới sàn. Nên để máy ở chế độ chờ (Standby) để hơi ấm tự làm khô máy. |
| Tivi, Màn hình | Hình ảnh bị nhiễu, các nút bấm không ăn. | Lau bằng khăn khô mềm. Để máy cách tường ít nhất 10–20cm cho thoáng. |
| Máy ảnh | Thấu kính bị mốc (rễ tre). | Để trong tủ chống ẩm hoặc hộp kín có túi hút ẩm. |
| Ổ điện, công tắc | Dễ gây chập điện, mất an toàn. | Kiểm tra thường xuyên, nếu thấy hơi nước đọng quanh ổ điện phải lau khô ngay. |
Trong những ngày nồm nặng, tuyệt đối không lau sàn bằng khăn ướt vì sẽ làm nhà càng thêm ướt. Hãy dùng khăn khô thấm hút tốt và bật máy hút ẩm nếu có.
Dọn dẹp để chuẩn bị đánh giá ISO
Với các công ty áp dụng tiêu chuẩn quốc tế như ISO 9001 (Chất lượng) hay ISO 14001 (Môi trường), việc dọn dẹp phải đi kèm với các kỳ kiểm tra định kỳ.
Các kỳ đánh giá thường diễn ra hàng năm, nên việc dọn dẹp cần được lên kế hoạch từ trước đó vài tháng.
- Trước 3-6 tháng: Bắt đầu thực hiện chiến dịch 5S (Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng). Đây là lúc cần vứt bỏ những thứ không dùng đến trong vòng 1 tháng sau khi phân loại.
- Trước 1-2 tháng: Tập trung vào việc làm sạch toàn bộ sàn, bàn ghế, kính và nhà vệ sinh dựa trên một danh sách công việc (checklist) rõ ràng.
- Trước 1 tuần: Kiểm tra lại những nơi khuất như quạt thông gió, máng điều hòa và lau sạch kính mặt tiền.
Tổng vệ sinh khi xây mới, sửa chữa hoặc chuyển văn phòng
Khi văn phòng vừa mới sửa xong hoặc thay đổi chỗ làm, bụi bẩn và rác xây dựng rất nhiều, cần có cách dọn dẹp chuyên nghiệp hơn.
Vệ sinh sau khi sửa nội thất
Bụi thạch cao, vết sơn và mùi gỗ mới rất khó chịu và có thể gây hỏng máy tính nếu không được làm sạch kỹ.
- Khi nào nên làm: Ngay sau khi thợ lắp xong đồ gỗ, bàn ghế và sửa hết các lỗi vặt. Việc này thường mất từ 3 đến 7 ngày tùy vào diện tích.
- Mục tiêu: Phải hút sạch bụi mịn bám trong các khe kẽ để bảo vệ máy tính và khử hết mùi sơn để nhân viên vào làm không bị đau đầu.
- Các bước làm: Dọn hết rác thô (gỗ vụn, bao bì), quét trần nhà, lau kính (có thể cần đu dây bên ngoài), lau cầu thang và cuối cùng là đánh bóng sàn.
Dọn dẹp khi chuyển văn phòng
Khi chuyển nhà, doanh nghiệp cần chú ý dọn sạch cả nơi cũ và nơi mới.
- Văn phòng cũ: Sau khi dời hết đồ đi, cần lau sạch sàn và tường để trả lại mặt bằng đúng như cam kết trong hợp đồng thuê.
- Văn phòng mới: Cần dọn sạch sàn và khử mùi sơn, mùi gỗ trước khi mang đồ đạc vào. Lúc này văn phòng còn trống nên việc lau dọn điều hòa và kiểm tra điện sẽ nhanh và sạch hơn nhiều.
Dọn dẹp để phòng tránh dịch bệnh
Trong môi trường làm việc kín, các loại vi rút rất dễ lây lan. Doanh nghiệp cần xịt khử khuẩn và dọn dẹp kỹ hơn vào các thời điểm giao mùa.
Các thời điểm cần lưu ý
Nên dọn dẹp và phun thuốc vào lúc thời tiết thay đổi, khi các mầm bệnh phát triển mạnh.
| Bệnh hay gặp | Thời điểm bùng phát | Việc cần làm |
| Sốt xuất huyết | Tháng 3–4 và tháng 7–11 hàng năm. | Dọn dẹp các bụi rậm quanh văn phòng, không để nước đọng trong bồn cây. Nên phun thuốc vào sáng sớm hoặc chiều tối. |
| Cúm mùa & RSV | Khi thời tiết chuyển mùa Thu–Đông hoặc Xuân–Hè. | Lau sạch màng lọc không khí của điều hòa. Khử trùng các chỗ mọi người hay chạm vào. |
| Tay chân miệng | Tháng 3–5 và tháng 9–11. | Đặc biệt quan trọng nếu công ty có khu vui chơi cho trẻ hoặc nhân viên hay mang con đi làm. Lau sạch bàn ghế và tay nắm cửa bằng thuốc sát khuẩn. |
Theo khuyến cáo của Bộ Y tế, không nên phun thuốc tràn lan ngoài trời mà nên tập trung phun kỹ bên trong văn phòng để đạt hiệu quả tốt nhất và không lãng phí hóa chất.
3. Lợi ích của việc thuê dịch vụ vệ sinh văn phòng chuyên nghiệp
Bỏ tiền ra thuê dịch vụ dọn dẹp thực tế là cách để bảo vệ tài sản của công ty lâu dài.
- Máy móc bền hơn: Dọn điều hòa và máy in thường xuyên giúp máy không bị nóng, hỏng bo mạch do bụi bẩn.
- Nhân viên làm việc tốt hơn: Khi văn phòng sạch, nhân viên không phải tự dọn dẹp, từ đó tập trung vào công việc chính và ít nghỉ ốm hơn.
- Không tốn tiền mua máy móc: Công ty không cần mua máy hút bụi công nghiệp hay tích trữ hóa chất tẩy rửa.
4. Check list kiểm tra sau khi dọn dẹp xong
Để biết văn phòng đã thực sự sạch hay chưa, doanh nghiệp cần dùng các bảng kiểm tra (checklist) cho từng khu vực.
Mỗi khu vực sẽ có những tiêu chuẩn riêng để đánh giá chất lượng.
| Khu vực | Chỗ cần xem | Tiêu chuẩn đạt |
| Sảnh và chỗ làm việc | Sàn nhà, kính cửa, bàn ghế, thùng rác. | Sàn không có vết bẩn, kính không có vết tay, thùng rác đã thay túi mới. |
| Nhà vệ sinh | Bồn rửa mặt, bồn cầu, gương, sàn. | Không có mùi hôi, sàn khô ráo. Có đủ giấy và xà phòng. |
| Khu vực pantry/bếp | Bồn rửa bát, bàn ăn, lò vi sóng. | Hết sạch vết dầu mỡ, không còn mùi thức ăn cũ. |
| Đồ điện tử | Máy tính, điện thoại, máy chiếu. | Không có bụi bám ở các khe quạt. Bề mặt sạch sẽ. |
Lời khuyên cho doanh nghiệp
Để văn phòng luôn sạch sẽ mà không tốn quá nhiều công sức, doanh nghiệp nên nhớ 4 điều sau:
- Làm định kỳ: Đừng đợi bẩn mới dọn. Hãy dọn mặt bàn hàng ngày và dọn sâu toàn bộ văn phòng 3 tháng một lần.
- Tận dụng dịp Tết: Coi dọn Tết là đợt “làm mới” quan trọng nhất trong năm. Hãy bắt đầu từ khoảng 20 tháng Chạp để đồ đạc kịp khô ráo.
- Chú ý thời tiết: Ở miền Bắc, hãy sắm máy hút ẩm và đóng kín cửa khi trời nồm để bảo vệ dàn máy tính đắt tiền.
- Chọn đối tác tin cậy: Với những đợt dọn dẹp lớn như dọn sau xây dựng hay dọn Tết, hãy thuê các công ty vệ sinh uy tín để có máy móc hiện đại và hóa chất an toàn.
Một văn phòng sạch sẽ chính là lời khẳng định về sự chuyên nghiệp và sự quan tâm của công ty đối với nhân viên. Chỉ cần chọn đúng thời điểm dọn dẹp, bạn sẽ tiết kiệm được nhiều chi phí mà vẫn giữ được không gian làm việc luôn tràn đầy cảm hứng.